ניהול משרד עורכי דין מחייב תשומת לב רבה לשלל נושאים. בפרט נדרשת התייחסות מיטבית לכל מי שפונה לקבל שירותים משפטיים כאלה ואחרים. הטכנולוגיה שהופכת את החיים של כולנו לקלים יותר במגוון דרכים באה לידי ביטוי גם כאן: הפתרון הנכון למיצוי הפוטנציאל של משרד עורכי דין מבחינת קשרי הלקוחות הוא מערכת CRM, וכאן בעמוד תמצאו מידע מקיף בנושא.
מה זה CRM?
מערכת CRM היא מערכת לניהול קשרי לקוחות – Customer Relationship Management. למשרד עורכי דין מגיעות פניות רבות, וחשוב מאוד לטפל בכל אחת באופן מיטבי כדי להפוך מתעניינים ללקוחות משלמים. בנוסף, כדאי כמובן לוודא שמי שכבר הפכו ללקוחות המשרד זוכים למענה מקצועי ולא נופלים בין הכיסאות. מערכת CRM איכותית מקלה על עורכי דין לעקוב אחרי הקשרים עם כל לקוח בכל שלב ושלב, ובכך היא מסייעת להבטחת מקסימום שביעות רצון (לצד הטיפול המשפטי המקצועי, כמובן).
מעקב אחרי כל אפיקי השיווק
המרכיב הראשון בהטמעת מערכות CRM למשרד עורכי דין הוא קליטת כל הפניות ותיעודן. במציאות של היום, כל עורך דין חייב להפגין נוכחות דיגיטלית מובהקת. בהתאם ישנן פניות דרך טופס 'צור קשר' שמופיע באתר המשרד, ייתכנו פניות גם בווטסאפ ובטלפון, ובחלק מהמקרים הלקוח הפוטנציאלי עשוי להגיע מפייסבוק או רשת חברתית אחרת. מערכות CRM יודעות לאסוף את כל הנתונים של הפונים, וגם לבצע פילוחים שונים. התועלת של מרכיב זה בניהול קשרי הלקוחות כפולה: קודם כל אף פנייה לא נשארת ללא מענה, ולרוב הוא יהיה מהיר. ושנית, ניתן לקבל תמונת מצב עדכנית ומדויקת לגבי היעילות של פעולות שיווקיות שונות, וכך למצות את תקציב הפרסום.
שמירה על קשר רציף עם כל לקוח עד להשלמת הטיפול בתיק
מענה מהיר, וכמובן מותאם היטב לאופי הפנייה, מגדיל במידה לא מבוטלת את הסיכוי שהפונה יבחר במשרד עורכי הדין שלכם כסמכות המקצועית שתטפל בענייניו. כידוע, מרבית ההליכים המשפטיים נמשכים לאורך פרקי זמן ארוכים, וכוללים שלל תחנות בדרך. ככל שהמשרד גדול יותר, כך מתנהלים במקביל יותר תיקים. מערכת crm מומלצת מסייעת גם בהיבט הזה. התיעוד המפורט והמדויק שיש במערכת לגבי כל לקוח מאפשר זיהוי מהיר של כל פעולה שצריך לבצע, ובנוסף הקשר עם הלקוח נשמר לאורך כל הדרך בלי שתצטרכו להקדיש לכך יותר מדי זמן יקר. כך למשל תוכלו לעדכן לקוחות לגבי הגשת בקשה, קבלתה וכו' בלחיצת כפתור פשוטה – בין השאר בזכות האפשרות להתאים את המערכת למאפיינים הספציפיים של המשרד שלכם.
יחס אישי לכל אחד ואחת והפקת לקחים
מערכת CRM שמותאמת לצרכי משרד עורכי הדין, ובפרט על-פי תחום ההתמחות (משפט פלילי, מקרקעין, דיני עבודה וכו'), מסייעת גם בהפקת לקחים אחרי שמסתיים הטיפול בכל תיק. כשכל הפעולות שבוצעו עבור כל לקוח מתועדות במדויק, אפשר להבין באיזו נקודה למשל נגרם עיכוב בתהליך, ועוד מידע יקר ערך הוא מידת שביעות הרצון של האדם מהטיפול בענייניו. כמו כן ניתן בעזרת מערכת CRM להעניק יחס אישי לכל לקוח וגם לפנות לכל הלקוחות במשותף, וכך להביע אכפתיות ולשמור על קשר.
